Aviso de privacidad

1. Responsable y alcance

El responsable del tratamiento es UNICEP Mérida, institución educativa que opera esta plataforma académica en Mérida, Yucatán, México. El portal se utiliza para prestar servicios educativos y administrativos a la comunidad escolar. Para consultas o solicitudes sobre privacidad, usa los medios de contacto indicados al final de este aviso.

Este aviso cubre los datos recibidos directamente de sus titulares, los que la institución registra para prestar servicios escolares y los documentos enviados al expediente digital. Los servicios disponibles y los datos requeridos dependen del rol y del trámite que se realice.

2. Datos que tratamos y su origen

La plataforma puede tratar las siguientes categorías de información:

• Identificación y contacto: nombre, folio o matrícula, correo electrónico y los datos de contacto proporcionados para la cuenta o un trámite. Si un trámite escolar lo requiere, también puede incluir CURP, identificación oficial u otros documentos entregados por el titular o su representante.
• Información académica: carrera o programa, cuatrimestre, grupo, inscripciones, materias, calificaciones, asistencia y datos necesarios para administrar la trayectoria escolar.
• Información administrativa: trámites, pagos, comprobantes, registros escolares y configuración de boletas u otros servicios institucionales.
• Documentos del expediente: contenido del archivo que se carga, nombre, tipo, fecha de carga y datos que permitan identificar su ubicación, como identificadores y enlaces de Drive.
• Cuenta y funcionamiento: identificador de usuario, rol, credenciales protegidas mediante hash, estado de autenticación y datos técnicos

Recibimos datos de formularios y archivos que envían los usuarios; de perfiles escolares y registros institucionales; y, cuando corresponde, de madres, padres, tutores, docentes o personal autorizado que realiza un trámite en nombre de un estudiante. Algunos datos académicos se generan al usar los servicios escolares. No solicitamos información que no sea necesaria para la cuenta, el servicio o el trámite correspondiente.

3. Finalidades y bases de uso

Usamos los datos para crear y administrar cuentas; verificar identidad, rol y permisos; gestionar inscripciones, grupos, materias, calificaciones, asistencia, pagos y trámites; mantener y consultar expedientes; recibir y organizar archivos; elaborar registros o comprobantes escolares; atender solicitudes y brindar soporte.

También tratamos información de autenticación y funcionamiento para mantener el servicio, proteger las cuentas y los documentos, controlar accesos, detectar o investigar incidentes, corregir errores y cumplir obligaciones institucionales o legales aplicables. Los datos solo se usan para estas finalidades educativas, administrativas, operativas y de seguridad, o para otras finalidades compatibles que se informen debidamente.

No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad comportamental y no utilizamos los datos obtenidos de las API de Google para publicidad ni para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generalizados de inteligencia artificial o aprendizaje automático. Si una finalidad distinta requiere consentimiento, solicitaremos la autorización que corresponda antes de tratar los datos con ese fin.

4. Google Drive y datos de Google

La plataforma utiliza una conexión autorizada de Google Drive asociada a una cuenta institucional para guardar expedientes. No se solicita a los estudiantes iniciar sesión con una cuenta de Google para usar el portal. La conexión de Drive es una función de almacenamiento institucional, no un servicio de autenticación de usuarios de Google.

Permisos y acceso: la aplicación utiliza la API de Google Drive para listar carpetas, verificar si una carpeta ya existe, crear carpetas nuevas, renombrar rutas o carpetas cuando corresponde, subir documentos y guardar la ruta del expediente del estudiante. Estas acciones se realizan únicamente con la cuenta institucional autorizada para este servicio. La aplicación no accede a Gmail, Contactos ni Calendario de Google, ni a los datos personales de la cuenta de Google del usuario final.

Datos tratados en esta integración: identificadores, nombres, tipo y relación de carpetas; identificadores y enlaces de Drive; metadatos del archivo (como nombre, tipo y fecha de carga); y el contenido del archivo que se envía al expediente. Para organizar la ruta se combinan esos datos con los datos académicos del perfil del alumno: carrera, cuatrimestre, grupo, folio o matrícula y nombre.

Uso y almacenamiento: estos datos se usan exclusivamente para crear la estructura institucional EXPEDIENTES_UNICEP, ubicar cada carpeta por carrera, cuatrimestre, grupo y alumno, guardar el documento y mostrar su ubicación a usuarios autorizados. La base de datos del sistema conserva el identificador y el enlace de la carpeta del alumno y, según el trámite, el enlace o identificador del archivo. El contenido del documento se guarda en la carpeta asignada dentro de Google Drive institucional.

Acceso y comunicación: la aplicación comunica a Google Drive las solicitudes necesarias para realizar las operaciones anteriores. Google almacena y procesa esos datos como proveedor del servicio de Drive, de acuerdo con sus términos y políticas. En UNICEP, el expediente se pone a disposición únicamente del personal que tenga permisos institucionales para las funciones escolares correspondientes; el acceso efectivo también depende de la configuración de permisos de la carpeta en Drive. No compartimos los datos de Drive con terceros para publicidad propia.

Uso de datos de usuario de Google: los datos de Google se utilizan exclusivamente para los fines académicos y administrativos de la plataforma, en particular para gestionar expedientes, conservar su historial digital y permitir que el personal autorizado acceda a los documentos de cada estudiante. No se usan para publicidad, para perfiles comportamentales, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial ni aprendizaje automático. La finalidad de este acceso se limita a la operación del expediente digital institucional y a la seguridad y trazabilidad de los documentos.

Los datos de Google se usan solo para proporcionar o mejorar la función visible para el usuario que los solicitó, conforme a la Política de datos de usuario de los servicios API de Google , incluidos los requisitos de uso limitado. Puedes consultar también la Política de privacidad de Google.

Si un documento se rechaza o falla su carga, el archivo temporal de procesamiento se elimina al terminar el intento. La eliminación de una cuenta del portal no implica por sí sola que un documento académico se elimine del Drive institucional; su conservación y cualquier eliminación se revisan conforme a la finalidad del expediente y las obligaciones aplicables.

5. Comunicaciones y destinatarios

El acceso interno se limita al personal autorizado que necesita la información para sus funciones académicas, administrativas, de soporte o seguridad. Los proveedores de alojamiento, infraestructura y almacenamiento pueden procesar información por cuenta de la institución y solo para prestar los servicios contratados o configurados. Google Drive es el proveedor de almacenamiento de archivos descrito en la sección anterior.

No comunicamos datos a terceros para que realicen sus propios fines publicitarios. También puede existir comunicación cuando una obligación legal o una solicitud válida de autoridad competente lo requiera, o cuando sea necesario para proteger derechos y seguridad, dentro de los límites de la legislación aplicable. La infraestructura de los proveedores podría procesar datos fuera de México conforme a sus condiciones y ubicaciones de servicio.

6. Conservación y eliminación

Conservamos los datos de cuenta mientras la cuenta sea necesaria para prestar los servicios. Los registros académicos, administrativos y documentos de expediente pueden conservarse durante el tiempo que se necesiten para la relación educativa, la continuidad de los servicios escolares, la atención de trámites y el cumplimiento de obligaciones institucionales o legales. Por ello, el cierre de una cuenta no elimina automáticamente los registros que deban mantenerse.

Cuando los datos dejan de ser necesarios, se eliminan, se anonimizan o se conservan bloqueados cuando exista una obligación que lo justifique, conforme a los procedimientos institucionales. Los archivos en Drive y sus referencias en la base escolar pueden encontrarse en sistemas distintos; una solicitud aprobada se tramitará en los sistemas correspondientes. Para pedir la eliminación, consulta la sección de contacto. La institución revisará la solicitud y explicará si existe una obligación que impida eliminar total o inmediatamente un registro.

7. Seguridad

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables para proteger la información, entre ellas controles de acceso según el rol, autenticación, protección de credenciales, conexión HTTPS y permisos de Drive configurados para el uso institucional. Las credenciales de conexión de Google se utilizan en el backend y no se muestran a los usuarios del portal. Los archivos enviados se procesan para su carga y el temporal del servidor se elimina al finalizar cada intento.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. Los usuarios deben mantener sus credenciales confidenciales, evitar compartir sesiones en dispositivos públicos y avisar a la institución si sospechan de un acceso no autorizado.

8. Derechos y solicitudes de privacidad

Puedes solicitar acceso a tus datos personales, su rectificación cuando sean inexactos, la cancelación cuando proceda u oponerte a su tratamiento (derechos ARCO). También puedes pedir información sobre el tratamiento y, cuando el uso se base en consentimiento, solicitar retirarlo. El retiro no afecta la legalidad del tratamiento efectuado antes de la solicitud y la cancelación puede estar sujeta a obligaciones de conservación.

Para iniciar una solicitud, comunícate al teléfono indicado abajo o acude a uno de los planteles y pide que se canalice al área responsable de privacidad. Incluye tu nombre, una forma segura de contacto, el derecho que deseas ejercer y datos suficientes para localizar tu cuenta o expediente. La institución puede pedir información razonable para verificar identidad o representación. Si la solicitud se refiere a un archivo de Drive, identifica el expediente o trámite sin enviar documentos sensibles por canales no autorizados. La solicitud se atenderá conforme a la legislación aplicable.

9. Estudiantes menores de edad

Algunos servicios escolares pueden tratar información de estudiantes menores de edad. La información se utiliza únicamente para los fines educativos, administrativos y de protección descritos en este aviso. Cuando corresponda, la madre, el padre o el tutor legal puede presentar solicitudes en representación del estudiante; se podrá solicitar acreditación de la representación para proteger su información.

10. Almacenamiento del navegador

El portal utiliza almacenamiento local del navegador para conservar el estado de autenticación y permitir el funcionamiento de la sesión. Puedes borrar los datos locales del sitio desde la configuración del navegador; al hacerlo, se cerrará tu sesión o tendrás que autenticarte de nuevo. No uses equipos compartidos sin cerrar sesión y evita guardar credenciales en dispositivos de acceso público.

11. Cambios a este aviso

Podemos actualizar este aviso si cambian la plataforma, las operaciones de tratamiento o los requisitos aplicables. La versión vigente se publicará en esta dirección con su fecha de actualización. Si una modificación cambia sustancialmente el uso de datos personales, se comunicará por los medios institucionales disponibles y, cuando corresponda, se solicitará consentimiento.

Contacto del responsable

UNICEP Mérida, Mérida, Yucatán, México.

Teléfono de atención: 999 970 8200

Plantel Universitario: Calle 90 #477, cerca de la Avenida Itzaes, Mérida, Yucatán, México.

Plantel Preparatoria: Calle 60 #729 por calle 91, Colonia Centro, Mérida, Yucatán, México.

Este aviso aplica a la Plataforma Académica UNICEP Mérida.